Politique de confidentialité

Protection de vos données personnelles

SYNERGIE OCÉAN INDIEN • Formation professionnelle et apprentissage
CESSA Réussite Scolaire • Soutien scolaire et accompagnement

Lorsque vous nous contactez ou que vous suivez un parcours chez SYNERGIE, nous utilisons des informations pour préparer votre accueil, assurer votre suivi et justifier les prestations réalisées. Cette notice vous explique lesquelles, à qui elles peuvent être transmises et comment exercer vos droits. Elle concerne les candidats, stagiaires, apprentis, élèves et leurs représentants légaux, ainsi que les contacts de nos clients, entreprises partenaires et fournisseurs.

 

1 Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement est la SARL SYNERGIE OCÉAN INDIEN, représentée par Vanessa SETTAMA, gérante.
Contact administratif : 2 rue des Lilas, Zone Artisanale, 97412 Bras-Panon.
Pour vos données : vsettama.soi@synergie-oi.com ou sebastien.redon@synergie-oi.com
Téléphone : 0262 58 08 54.

 

2 Les informations utiles à votre dossier

Selon votre parcours, nous traitons votre identité et vos coordonnées, celles de votre représentant légal si nécessaire, votre situation de départ, vos prérequis et expériences, vos besoins de formation, votre inscription et votre financement. Nous suivons également vos présences, travaux, évaluations, résultats, périodes en entreprise et échanges nécessaires à votre accompagnement.

Pour les relations commerciales, nous utilisons les coordonnées professionnelles de nos interlocuteurs, les commandes, conventions, factures et informations de règlement. Un RIB n’est demandé que si un paiement ou remboursement le nécessite. Les préférences de communication et les autorisations d’image sont gérées séparément du suivi pédagogique.

Les identifiants France Travail, CAF ou de protection sociale et les justificatifs de situation ne sont demandés que si le dispositif concerné les exige. Le numéro de sécurité sociale n’est pas une donnée à fournir pour toute formation : il n’est utilisé que dans un cadre légal autorisé et pour les formalités qui le nécessitent, par exemple certaines déclarations au Passeport de prévention.

 

3 Aménagements et données sensibles

Pour adapter votre parcours, le référent handicap échange avec vous sur vos besoins pratiques. Un diagnostic médical n’a pas à figurer sur la fiche générale d’inscription ni à être communiqué à l’ensemble des formateurs ou au groupe. Si le dispositif nécessite une donnée de santé ou de handicap, sa nécessité, sa base juridique et l’exception autorisant son traitement sont précisées dans une information complémentaire ; son accès est limité aux personnes habilitées.

Pour les mineurs, les informations et échanges sont adaptés à leur âge et à la place de leur représentant légal. Nous ne demandons pas les identifiants personnels d’un compte scolaire ou administratif dans une fiche générale.

 

Pourquoi et avec qui nous utilisons vos données

4 Des usages liés à votre parcours

Usage chez SYNERGIE	Fondement du traitement
Répondre à votre demande, préparer un devis et une inscription que vous sollicitez.	Mesures précontractuelles à votre demande et exécution du contrat lorsque vous en êtes partie.
Organiser le parcours commandé par un employeur ou un tiers ; suivre les élèves et échanger avec leurs représentants.	Intérêt légitime à assurer la prestation convenue, la progression et la relation avec les interlocuteurs concernés, en tenant compte des droits des personnes et de la protection des mineurs.
Assurer les déclarations, justifications et contrôles légalement prévus ; tenir la comptabilité.	Respect des obligations légales applicables. Les exigences seulement contractuelles du financeur sont distinguées des obligations imposées par un texte.
Mesurer la qualité, traiter une réclamation, prévenir les incidents et sécuriser les outils.	Intérêt légitime à améliorer la formation, protéger les personnes et les données et défendre les droits de l’organisme ; obligation légale lorsqu’un texte l’impose.
Gérer les relations avec les contacts professionnels, clients et fournisseurs.	Exécution du contrat avec la personne concernée ou intérêt légitime à gérer les relations entre organismes ; obligations légales pour les pièces comptables.
Diffuser une image ou adresser une communication commerciale à un particulier lorsqu’un accord est requis.	Consentement distinct et facultatif, qui peut être retiré. Les règles de prospection sont précisées page 4.

Les informations obligatoires sont signalées au moment de leur recueil. Sans une donnée nécessaire à l’inscription, au financement ou à une formalité de certification, nous pouvons être dans l’impossibilité de finaliser la démarche concernée ; nous vous en expliquons la raison. Le refus d’un usage facultatif ne remet pas en cause votre accès à la formation.

 

5 Des destinataires selon le besoin et le financement

En interne, les données sont accessibles, selon leurs missions, à l’accueil et à l’administration du site, à l’équipe pédagogique, aux relations entreprises, à la comptabilité et à la direction. Un formateur reçoit les informations nécessaires à l’enseignement et aux adaptations utiles, sans accès systématique au dossier administratif complet.

A l’extérieur, les destinataires peuvent comprendre votre employeur, tuteur ou maître d’apprentissage, le donneur d’ordre et le financeur concernés : France Travail, Région, OPCO, Caisse des Dépôts pour Mon Compte Formation ou autre organisme identifié dans votre dossier. Les certificateurs, services d’examens, autorités de contrôle, auditeurs et organismes habilités reçoivent les seules informations nécessaires à leur mission. Un financement FSE ou FSE+ peut entraîner des transmissions aux services gestionnaires et de contrôle du programme concerné.

Nos prestataires techniques et comptables interviennent dans le périmètre de leurs missions et selon leurs obligations de confidentialité et de sécurité. Les données ne sont pas communiquées à un partenaire pour une nouvelle finalité commerciale sans le fondement et l’information nécessaires.

 

Conservation et outils utilisés

6 Combien de temps nous conservons les informations

Les informations utiles au suivi restent dans le dossier actif pendant la relation. A son terme, seules les pièces nécessaires à une obligation, un contrôle ou une preuve sont conservées en archives avec un accès limité. Les autres données sont supprimées ou anonymisées.

Type de données	Durée ou critère retenu
Dossier de formation et preuves administratives ou pédagogiques	Durée du parcours, puis conservation des pièces nécessaires jusqu’à 5 ans après la fin de formation selon la politique SYNERGIE, sauf durée spécifique applicable au dossier ci-dessous.
Dossier avec durée d’archivage propre au financeur ou au programme	Délai et point de départ prévus par le texte ou l’engagement applicable. Pour le FSE/FSE+, la date de fin de formation ne suffit pas à déterminer l’échéance : la règle du programme et les instructions du gestionnaire sont vérifiées.
Factures pièces justificatives et documents comptables	10 ans, selon les règles comptables applicables, à compter de la clôture de l’exercice concerné.
Prospection de personnes non clientes	3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant de la personne. Un simple envoi de SYNERGIE ne relance pas ce délai.
Prospection de clients	Pendant la relation commerciale, puis 3 ans après sa fin, sous réserve d’un retrait ou d’une opposition à cette utilisation.
Réclamation litige ou demande de droit	Temps nécessaire au traitement puis conservation des seuls éléments utiles à la preuve et à la défense des droits pendant le délai de prescription applicable. Les pièces d’identité éventuellement demandées ne sont pas conservées par défaut.
Images et informations sur les besoins d’aménagement	Durée indiquée dans l’autorisation d’image ou l’information spécifique au traitement concerné ; réexamen lorsque l’usage ou le besoin prend fin.

Pour connaître l’échéance qui s’applique à votre dossier et les pièces concernées, contactez-nous. Une conservation justifiée par la loi ou par un contrôle ne permet pas de réutiliser ces archives pour de la prospection. Une procédure ou un contentieux peut justifier la conservation ciblée des pièces utiles jusqu’à son issue.

 

7 Nos outils et leur hébergement

Dendreo est utilisé pour la gestion de la formation professionnelle et OGUST pour CESSA selon les services mobilisés. Les données peuvent aussi figurer dans les dossiers papier, la messagerie et les outils de travail nécessaires à la prestation. Les contrats avec les prestataires précisent leurs instructions, leur accès aux données et leurs engagements de protection.

Hébergement et accès aux données : Les données du site synergie.re ainsi que les données du logiciel OGUST sont stockées sur un serveur du groupe OVH situé en France. Concernant Stor-Solution les données sont stockées dans ses propres structures, sur l’ile de la Réunion

Transferts hors Espace économique européen : Des tests de positionnement/sélections sont effectués depuis la plate-forme Microsoft form. Une notice d’information sur l’utilisation des données collectées est présentée en amont du test. Annexe 1 : Traitements des données issu de Google Form ou Microsoft Form

Les données sont systématiquement supprimées une transférées sur DENDREO ou si le candidat est non-retenu.
Vous pouvez obtenir des précisions et, lorsqu’elles existent, une copie des garanties encadrant les transferts auprès de nos points de contact.

 

Vos droits et nos communications

8 Comment exercer vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation du traitement dans les conditions prévues par le RGPD. Vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation, à un traitement fondé sur notre intérêt légitime. Vous pouvez à tout moment vous opposer à la prospection commerciale. La portabilité concerne les données que vous avez fournies et qui sont traitées de façon automatisée sur le fondement du consentement ou du contrat, lorsque les conditions en sont réunies.

Quand le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer sans remettre en cause les opérations déjà effectuées licitement. Une demande d’effacement ne supprime pas une obligation de conservation ; nous vous expliquons les limites applicables à votre situation. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès dans les conditions prévues par la loi française.

Adressez votre demande à vsettama.soi@synergie-oi.com ou sebastien.redon@synergie-oi.com, ou par courrier à SYNERGIE OI, 2 rue des Lilas, ZA, 97412 Bras-Panon. Précisez votre identité, le parcours ou service concerné et votre demande. Une pièce complémentaire n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Nous répondons en principe sous un mois à compter de la réception. Si la complexité ou le nombre de demandes le nécessite, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires ; vous en êtes informé dans le premier mois, avec les raisons. Vous pouvez saisir la CNIL, notamment sur www.cnil.fr/fr/plaintes, sans obligation de nous contacter au préalable.

 

9 Informations sur les formations et droit à l’image

Les convocations, changements d’horaire et échanges nécessaires à votre dossier sont des messages de suivi du service. Ils sont distincts des offres commerciales. Pour les particuliers, SYNERGIE recueille un accord préalable pour les sollicitations commerciales par courriel ou SMS, sauf exception légale applicable aux clients pour des services similaires avec possibilité d’opposition. Chaque message commercial permet de se désinscrire simplement et gratuitement.

Pour les professionnels, les messages commerciaux en lien avec leur fonction peuvent reposer sur notre intérêt légitime, avec information et opposition simple. Les appels commerciaux aux consommateurs respectent les règles applicables depuis le 11 août 2026 : consentement préalable ou exception légale liée à un contrat en cours. Les autorisations d’image précisent séparément les supports, usages et durée ; un refus n’empêche pas de suivre la formation.

 

10 Collecte indirecte et services en ligne

Votre dossier peut être adressé par un employeur, un prescripteur, un financeur, un représentant légal ou un partenaire d’orientation. Nous vous indiquons l’origine et les catégories de données lors de notre premier échange ou dans le délai légal applicable. Les traceurs non indispensables, lorsqu’ils sont utilisés sur nos sites, font l’objet d’une information et d’un choix spécifiques ; cette notice ne vaut pas consentement aux cookies.

Information sur une éventuelle décision entièrement automatisée ou un profilage : [confirmer l’absence de décision relevant de l’article 22 ou préciser le traitement, sa logique, ses effets et les garanties dans une notice spécifique].

Cette notice est actualisée lorsque nos traitements évoluent. Une modification importante vous est signalée par un moyen adapté ; elle ne permet pas de modifier rétroactivement les bases juridiques des traitements. Références : règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 et loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.